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Opinión

20/11/2013

Los errores más comunes al organizar un evento empresario

Cuando las cosas salen mal por equivocaciones evitables.
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Por Marcelo Gordín (*)

 

La empresa organiza actividades de capacitación y motivación para fortalecer el desempeño del equipo, pero aunque la actividad sea realmente necesaria y se hayan destinado muchos recursos en armarla, al día siguiente hay colaboradores que opinan: “no hicimos nada”. Y lo peor es que, a veces, esto es cierto. ¿Por qué? ¿Qué se hizo mal, o qué se dejó de hacer?

Hay algunos errores típicos en la organización de la actividad que distinguen a una propuesta realmente productiva de un simple “día de descanso”.

No tener en claro el objetivo del evento. A veces la empresa parte de cierta idea e insiste en llevarla adelante; pero al analizar las necesidades a cubrir o los ejes a trabajar, se puede descubrir que la actividad no es pertinente, o que hay alternativas más adecuadas.

Es fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene la Gerencia para llevar a cabo el evento (motivación, fidelización, capacitación, integración del personal, etc). Recién entonces se podrá evaluar qué tipo de propuesta podrá satisfacer esa necesidad, y en base a eso determinar en qué lugar llevarlo a cabo, el tipo de actividad a realizar, cuál será el catering, etc.

Hay eventos que se pueden concretar mucho mejor en una quinta, al aire libre y con un catering informal para comer de manera descontracturada. Otros quizá requieran el salón de un hotel y mesas vestidas de manera formal.

Perder la atención en los detalles. A veces se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de determinados speakers o artistas, o de cierto salón para hacer el evento, y se descuida el motivo real para el que se realiza la actividad.

No se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar un show que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado. Para la organización, el evento debe ser una herramienta para generar motivación, difundir su producto o fidelizar a un determinado sector de la cadena comercial. Hay que centrarse en lo que se desea lograr, para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.

Descuidar la comunicación interna. Pocas empresas saben que se pueden potenciar los resultados del evento mediante una buena comunicación con el equipo. Para eso hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia, cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y como se puede aprovechar la ocasión para dar algún tipo de respuesta o devolución al personal.

Lo que se haga en el terreno de la comunicación, en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad, puede maximizar los recursos disponibles y aumentar la relación costo-beneficio.

Descuidar la relación costo-beneficio. Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del momento, no generan los resultados que la Gerencia proyectó. Incluso hay ocasiones en que una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente. Debemos tener presente que la creatividad es irreemplazable y hay maneras quizá más sencillas pero mucho más eficaces de trabajar con los RRHH para producir un cambio.

No atender el aspecto logístico. Muchas veces se elige el lugar donde va a realizarse la actividad sin considerar cómo va a trasladarse la gente (ya sea con o sin transporte propio), lo cual puede generar demoras, malhumores, gastos impensados y reclamos. Conviene tener en cuenta la distancia y accesos en relación al traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y distribución de los alimentos (que deben respetar las condiciones de higiene y de frío requeridos), etc.

Hay aspectos relacionados con la logística que se deben atender muy cuidadosamente, para evitar demoras y dolores de cabeza que luego complicarán la actividad.

La seguridad industrial y la higiene no son temas secundarios. La historia nos recuerda eventos que terminaron mal por equipos de sonido que produjeron un cortocircuito y luego un incendio; indigestiones o intoxicaciones por alimentos mal conservados o mal manipulados; aglomeraciones por excederse en la capacidad de los salones o de los accesos; vallados o escenarios que se caen.

Estos son solo algunos aspectos fundamentales que hay que analizar al organizar la actividad, sobre todo cuando se prevé una concurrencia masiva. Trabajar con un experto en seguridad industrial e higiene puede ser la mejor inversión del evento, a la par que demuestra a su gente una preocupación genuina por su salud y seguridad.

Dejar la organización en manos de alguien no profesional. En la realización de un evento deben trabajar juntas y de manera sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Hay montones de aspectos a considerar, y muchas cuestiones a controlar simultáneamente. Por eso es importante saber del tema; considerar los tiempos y las múltiples necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para anticiparse a cada uno.

Hay que pensar en la duración del evento, las demandas de seguridad e higiene; los requisitos de la aseguradora (que cubre los riesgos sólo si se cumplen ciertas condiciones) ; el traslado y manipulación de los alimentos; la capacidad de la red eléctrica, y muchos aspectos más. Por eso es importante que a cargo haya a cargo un profesional con una mirada integral, que administre los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas (comunicacional y logística).

Detrás de un evento, la mirada global no sólo es importante sino que es una condición sine qua non para lograr los objetivos, y lograr que la actividad no se transforme en un “día de descanso” sino en una jornada muy productiva para la empresa.

 

(*) Director General de Énfasis Motivation Company

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